The following text is a partial translation of the original English article, performed by ChatGPT (gpt-3.5-turbo) and this Jekyll plugin:
首先，让我澄清我们所讨论的是什么类型的会议。会议分为两种类型：专业会议和学术会议。它们之间的区别是巨大的。我理解的是专业会议是为了从业人员，而学术会议是为了研究人员。我们今年组织的ICCQ是一场学术会议。我对组织这种活动并没有任何专业知识，并且第一次经历了这一切。以下是对这个过程的比较详细的描述。请随意借鉴并打造一个更好的会议。明年我们将努力举办一场更好的会议，ICCQ 2022。
创意
正如我在开幕演讲中所说的，新事件的目的是帮助俄罗斯计算机科学研究界更好地与世界各地的同行联系起来。除了有好意之外，我也知道在哪里可以找到一个支持性和可靠的赞助商。其余的只是实施的问题。
名称
有很多选择，但似乎事实上的标准是几个大写字母，比如SPLASH、ICSE、PLDI、PLOP等。也有例外，比如EuroSys或EuroS&P，但这种命名惯例不太流行。我们选择了ICCQ，在Google中还没有被广泛使用，并且拥有.ru扩展名的域名是可用的。最初，我们的目标是.org，但由于该活动被认为是总是以俄罗斯为基地的，.ru似乎是一个完美的选择。
主题
许多会议的目标是许多主题，可能是为了吸引更多的论文。我们决定采取相反的方式：我们选择了一个单一的主题——代码质量，并决定拒绝与之无关的所有论文。我们甚至没有发布像许多其他活动那样的主题列表。我们只是说我们关注代码质量以及如何提高它。
组织者
组织者是我最需要的人。他们不必写论文或发表演讲，但没有他们，我将无法举办会议。他们并不都在我们这里待了一整年，有些人加入后退出了，有些人后来转到了程序委员会（PC）。但我非常感谢Sergey Belov、Sergey Prokhorov和Jeff Zhu，他们帮了很多忙！
日期
我们选定了离活动还有大约八个月的日期，很快意识到这是一个错误：太近了。它应该至少提前一年。我们不得不重新安排日程。我们还确定了三个重要日期：1）“提交截止日期”——活动前四个月，2）“作者通知”——提交后两个月，3）“终稿提交日期”——作者通知后一个月。这个时间表似乎可行，但非常紧张。明年我们将给我们的PC更多的时间进行评审：两个月对于一个大型活动来说绝对不够。
网站
我们使用GitHub Pages和Jekyll制作了网站：我们网站的源代码在这里。我们知道大多数会议使用一些托管的网站构建工具，比如conf.researchr.org，但我们决定与潮流背道而驰，按照我们认为正确的方式构建网站。毫不奇怪，我们收到了很多来自我们试图邀请加入我们团队的人的抱怨，比如合作伙伴或共同组织者。他们都以“如果你想使你的会议成功，你需要正确地建立你的网站。”开始讨论。尽管如此，网站的原始设计仍然保留下来。顺便说一下，我们从SPLASH网站上复制了一些内容，并进行了一些修改。
主办方
我们很幸运地拥有俄罗斯一所非常著名的大学支持我们：HSE。我们认识那里的人，他们不反对主办这个活动，并把他们的名字放在我们的网站上。我最大的感谢要送给Sergey Zykov、Sergey Avdoshin和Ivan Arzhantsev。
场地
HSE也同意在他们的场地上举办这个活动。这个活动不会很大（参加人数最多100人）。我们与HSE达成了协议，他们会在周六给我们一个大教室。他们并不介意。然而，后来由于COVID-19疫情的情况，我们决定将活动完全转移到线上。对我们来说，转移到线上没有造成任何问题。此外，我们决定，下一次活动ICCQ 2022，无论病毒的情况如何，都将是线上的。
合作伙伴
我们发现，除了HSE之外，还有几个赞助商会很好，主要是为了使我们看起来更加认真和有声望（对于一个年轻的会议来说，尽可能地认真和有声望）。我们与几个俄罗斯教育机构有良好的联系，他们都同意加入：MIPT、MSU和ISP RAS。我们联系了一些工业公司，他们也同意加入：SberCloud、Yandex和Kaspersky。我们还联系了俄罗
注册
最初我们以为活动将在HSE的教室内进行。这就是为什么我们创建了一个Meetup页面并收集了超过170个注册的原因。不幸的是，由于COVID-19的原因，我们不得不决定将会议完全改为线上形式。
指导
我们不知道这个委员会具体是做什么的，但我们看到其他活动也这样做。我们从我们最重要的两个合作伙伴中选出两个人组成了指导委员会：华为云的CTO张宇新和SberCloud的CEOYevgeny Kolbin。
EasyChair
必须有一个网站来收集作者的论文。我们决定使用EasyChair，因为它非常流行，并且比其他一些网站便宜一些。
CFP
当一切准备就绪时，还有一个问题（最大的问题！）：如何收集作者的论文。我们必须找到一种方法来宣传会议，以便研究人员决定向我们提交他们的研究结果。除了使用我们自己现有的Twitter/Facebook/Telegram渠道外，还有两个选择：征稿（CFP）分发和付费广告。我们制作了PDF和TXT版本，然后发布到几个地方：WikiCFP、call4paper、AllConferenceCfpAlerts、SEWORLD、types-announce和DBWORLD。
广告
我们很幸运有足够的预算用于付费广告。我们在Communications of the ACM和IEEE Computer上放置了我们的横幅广告。我们还在Twitter上发布了一些付费广告。
等待
几个月过去了，几乎没有什么结果。有一些论文提交了，但质量显然很低。我们非常紧张，毫不夸张地说。我们没有任何备选计划。如果没有好的论文，我准备取消活动并承认失败（并接受经济损失）。
延期
当截止日期到来时，很明显我们没有收集到足够的论文。我们决定给作者们延长两周的时间，截止日期延长到了12月18日。这样做是值得的！最后有几篇非常好的论文提交了，我们松了一口气（https://twitter.com/iccq_ru/status/1340562074884333569）。
邀请演讲
为了使会议更加强大，我们决定邀请我们所认识和尊重的人。就像我们为主题演讲所做的那样，但这次是发表一篇完整的论文。我们邀请了Snyk的CTOVeselin Raychev，他为我们写了一篇综述论文，我们承诺对其进行快速审查。如果没有这样的承诺，他可能不会提交给我们，因为我们太年轻、太小。但由于我们有了出版的保证，他同意了。我相信，这就是邀请演讲的工作方式。
桌面拒稿
我们决定在将论文发送给PC进行审查之前，拒绝了六篇论文。最常见的原因是：超出范围。有些论文与主题完全无关。甚至有一篇论文是自动生成的，连同一些非常有趣的错别字一起。
竞标
我们错过了这一步，因为我不知道这个步骤。在下一次会议中，我可能还会再次跳过它，但大多数活动都会进行竞标过程，我被告知过。他们要求所有PC成员浏览所有提交的论文，并选择他们想要审查的论文。他们可能会主要关注主题，也许还会关注论文的质量。最终，论文在PC成员之间的分配不是随机的。我不喜欢这种方式。
评审
我打开EasyChair的仪表板，点击“自动分配论文给评审人员”，然后系统为我分配了评审人员。我们有17篇论文和30位评审人员。我配置EasyChair至少为每篇论文分配三位评审人员。做个简单的计算：大多数评审人员得到了两篇论文，而其中一些人只得到了一篇。然而，只有大约十位评审人员及时提供了他们的评审意见。其他人没有给我们任何东西，其中约有十位评审人员甚至没有回复我的电子邮件提醒。我们只有在提交截止日期（记住，我们将其延长了两周）和最终决定的那天之间仅有七个星期的时间。我们不确定是否能够收集到所有必要的评审意见，这就是为什么我们要求最活跃的评审人员审查超过两篇论文。令人惊讶的是，他们中的大多数人同意帮助我们。最重要的是：我们设法为每篇论文收集到至少三篇评审意见，而有些论文收到了五篇评审意见。因为大多数评审人员准时履行了他们的职责。只有三位评审人员没有提供任何评审意见，也没有任何解释。占比10%。这是应该的吗
会议记录
接下来，我们需要设计一本书，将所有的欢迎辞和论文编制在一起。这次我亲自完成了这个任务，你可以在这里看到资料来源。
Xplore
然后，我们将整个ZIP归档文件打包，并将其上传到IEEE。我们没有收到任何回复，只能抱着期待的心情开始等待。你可以在这里看到LaTeX渲染的归档文件。我设计了一系列脚本（bash + Ruby），用于生成所有的PDF和IEEE所需的package-list文件。
印刷
我们在莫斯科找到了一家印刷公司，并要求他们为我们印刷100本会议记录，采用的是B5格式（100g/m2纸张，哑光封面）。我们每本付了大约10美元的费用，印刷全部耗时约一周。顺便说一句，IEEE明确告诉我们，除非只限于PC会员、作者和与会组织密切相关的人，否则我们不允许销售我们的会议记录，甚至不能免费赠送。这就是为什么我们只印制了这么有限数量的副本。
Zoom
在活动当天，我们启动了计划好的Zoom会议，并将其与YouTube直播进行了连接，具体操作方法在这里。我点击了“录制”按钮，六个小时后，一个2GB的视频文件包含了所有的演讲内容。我还要求所有的演讲者也在他们那边点击“录制”按钮，并将Zoom生成的文件发送给我，以便获得最高质量的视频/音频。
视频发布
我请了一个朋友来编辑这个大视频文件，将其剪辑成11个部分：三个短的欢迎演讲，一个45分钟的主题演讲，一个特邀演讲，以及六个半小时的分会场。然后，我将所有这11个文件发布到了YouTube上。我还需要创建它们的封面图片和一些文字描述。
礼品
我们将会议记录与定制的礼品盒一起打包，包括小巧克力条、贴纸以及一本关于莫斯科的旅游指南。我们将它们分别寄给每位作者、每位PC会员和每位合作伙伴（约60个礼品盒）。剩下的将作为宣传材料用于在今年推广我们未来的活动，并邀请新的PC会员和作者。
已发布
我们收到了IEEE的一封电子邮件，通知我们所有的论文都已在IEEE Xplore上发表，具体链接在这里。
附言：如果你决定组织自己的活动，请不要犹豫告诉我，也许我能在某种程度上帮到你。
Translated by ChatGPT gpt-3.5-turbo/42 on 2023-12-16 at 15:22
