The following text is a partial translation of the original English article, performed by ChatGPT (gpt-3.5-turbo) and this Jekyll plugin:
Сначала позвольте мне прояснить, о какой конференции идет речь. Существует два типа: профессиональные и академические. Разница огромная. Мое понимание заключается в том, что профессиональные конференции предназначены для практиков, в то время как академические - для исследователей. ICCQ, который мы организовали в этом году, был академической конференцией. У меня не было опыта в организации подобных мероприятий, и мне пришлось пройти через это в первый раз. Вот более или менее подробное описание этого пути. Смело берите на заметку и создавайте лучшие конференции сами. Мы постараемся сделать лучшую в следующем году, ICCQ 2022.
Идея
Как я сказал в своей открытой речи, целью нового мероприятия было помочь российскому научно-исследовательскому сообществу по компьютерным наукам лучше связаться со своими коллегами по всему миру. Помимо хороших намерений, я также знал, где найти поддерживающего и надежного спонсора. Остальное было лишь вопросом реализации.
Название
Было много вариантов на выбор, но казалось, что де-факто стандартом было несколько букв в верхнем регистре, например SPLASH, ICSE, PLDI, PLOP, и так далее. Есть исключения, такие как EuroSys или EuroS&P, но этот способ наименее популярен. Мы выбрали ICCQ, которое еще не было активно использовано в Google, и домен с расширением .ru был доступен. Изначально мы рассматривали вариант .org, но так как мероприятие должно было всегда проходить в России, .ru показался идеальным выбором.
Тема
Многие конференции охватывают множество тем, возможно, чтобы привлечь больше статей. Мы решили поступить наоборот: мы выбрали одну тему - качество кода и решили отклонить все статьи, которые не будут с ней связаны. Мы даже не публиковали список тем, как это делают многие другие мероприятия. Мы просто сказали, что наша тема - это качество кода и способы его улучшения.
Организаторы
Организаторы - это люди, которых мне было больше всего нужно. Им не нужно было писать статьи или выступать с речами, но без них я бы не смог организовать конференцию. Не все из них пробыли с нами весь год, некоторые присоединились и покинули нас, некоторые позже перешли в Программный комитет (ПК). Но я очень благодарен Сергею Белову, Сергею Прохорову и Джеффу Чжу - они очень помогли!
Даты
Мы выбрали дату мероприятия за восемь месяцев до него и очень скоро поняли, что это была ошибка: слишком близко. Должно было пройти как минимум год. Нам пришлось перенести дату. Мы также установили три важные даты: 1) “срок подачи заявок” - за четыре месяца до мероприятия, 2) “уведомление авторов” - через два месяца после подачи заявок, 3) “окончательные версии статей” - через месяц после уведомления авторов. Этот график кажется выполнимым, но достаточно жестким. В следующем году мы дадим нашему ПК больше времени на рецензирование: двух месяцев определенно недостаточно для большого мероприятия.
Веб-сайт
Мы сделали его на GitHub Pages с использованием Jekyll: исходный код нашего веб-сайта находится здесь. Мы знали, что большинство конференций используют какие-то готовые конструкторы сайтов, такие как conf.researchr.org, но мы решили плыть против течения и построить сайт так, как считали правильным. Неудивительно, что мы получили много жалоб на это от людей, которых мы пытались привлечь в нашу команду в качестве партнеров или соорганизаторов. Они все начинали дискуссию с фразы “Если вы хотите, чтобы ваша конференция была успешной, вам нужно правильно сделать свой сайт”. Тем не менее, оригинальный дизайн сайта сохранился. Кстати, некоторый контент мы скопировали с некоторыми изменениями с веб-сайта [SPLASH](https://conf.re
Регистрация
Изначально мы думали, что мероприятие будет проводиться на месте, в аудитории в ВШЭ. Поэтому мы создали страницу в Meetup и собрали более 170 регистраций. К сожалению, из-за COVID-19 мы вынуждены были сделать конференцию полностью онлайн.
Руководство
Мы не знали, для чего это нужно, но видели, что другие мероприятия так делают. Мы сформировали Комитет руководства из двух человек от наших двух самых важных партнеров: Чжан Юсин, технического директора Huawei Cloud и Евгений Колбин, генерального директора SberCloud.
EasyChair
Должен быть какой-то веб-сайт, чтобы собирать статьи от авторов. Мы решили использовать EasyChair, так как он довольно популярен и не такой дорогой, как некоторые другие.
CFP
Когда все было готово, остался один вопрос (самый большой!): как собрать статьи от авторов. Нам нужно было найти способ продвигать конференцию так, чтобы исследователи решили представить свои результаты работы нам. Помимо использования наших собственных каналов в Twitter/Facebook/Telegram, было два варианта: распространение call-for-papers (CFP) и платные рекламные объявления. Мы сделали PDF и TXT версии и разместили их в нескольких местах: WikiCFP, call4paper, AllConferenceCfpAlerts, SEWORLD, types-announce и DBWORLD.
Реклама
Нам повезло, что у нас был достойный бюджет на платную рекламу. Мы разместили наши баннеры в журналах Communications of the ACM и IEEE Computer. Мы также запустили рекламные объявления в Twitter.
Ожидание
Мы ждали несколько месяцев и практически не получили результатов. Некоторые статьи поступали, но их качество было явно низким. Мы были очень нервны, мягко говоря. У нас не было запасного плана. Если бы не было хороших статей, я был готов отменить всё и признать неудачу (и принять финансовые потери).
Продление
Когда наступил срок, стало очевидно, что мы не смогли собрать достаточное количество статей. Мы решили дать нашим авторам еще две недели: срок был продлен до 18 декабря. Это стоило того! Последние несколько очень хороших статей поступили и мы вздохнули с облегчением.
Приглашенный доклад
Чтобы сделать конференцию еще сильнее, мы решили пригласить кого-то, кого мы знали и уважали. Как и в случае с ключевым докладом, на этот раз мы также пригласили автора опубликовать полную статью. Мы пригласили Веселина Райчева, технического директора Snyk. Он написал для нас обзорную статью и мы обещали ему быстрое рецензирование. Без такого обещания он, вероятно, не представил бы ее нам, так как мы слишком молоды и малы. Но поскольку мы как бы гарантировали публикацию, он согласился. Вот как, я считаю, работают приглашенные доклады.
Отклонение на стадии редакции
Мы решили отклонить шесть статей еще до их отправки на рецензирование. Самая популярная причина была: не входит в тематику. Некоторые работы были совершенно несвязанными. Одна статья даже была автоматически сгенерирована и содержала очень забавные опечатки.
Распределение статей между рецензентами
Мы пропустили этот шаг, потому что я о нем не знал. Я бы, вероятно, пропустил его и на следующей конференции, но, как мне сказали, большинство мероприятий проводят процесс распределения статей между рецензентами. Они просят всех членов программного комитета просмотреть список всех статей и выбрать те, которые они хотят рецензировать.
Доклады
Затем нам пришлось разработать книгу, объединив все приветственные записки и доклады. В этот раз я сделал это сам, и вы можете увидеть источники здесь.
Xplore
Затем мы упаковали весь ZIP-архив и загрузили его на сайт IEEE. Мы не получили никакого ответа. Мы просто перекрестили пальцы и начали ждать. Вы можете увидеть, как был оформлен пакет в LaTeX, здесь. Я разработал набор скриптов (bash + Ruby), которые генерируют все PDF-файлы и требуемый список пакетов для IEEE.
Печать
Мы нашли печатное предприятие здесь, в Москве, и заказали у них печать 100 экземпляров докладов в формате B5 (бумага 100г/м2, матовый переплет). Мы заплатили около 10 долларов за экземпляр, и печать заняла около недели. Кстати, нам явно сообщили от IEEE, что нам запрещается продавать наши доклады или даже раздавать их бесплатно, если это не только для участников программного комитета, авторов и людей, непосредственно связанных с организацией мероприятия. Вот почему мы распечатали такое ограниченное количество экземпляров.
Zoom
В день мероприятия мы запустили запланированное собрание в Zoom и подключили его к прямой трансляции на YouTube, вот как. Я нажал кнопку “Запись”, и через шесть часов у меня уже был файл видео размером 2 Гб со всеми презентациями. Я также попросил всех докладчиков нажать кнопку “Запись” на своей стороне и затем отправить мне файлы, созданные Zoom, чтобы получить наивысшее качество видео/аудио.
Публикация видео
Я попросил своего друга отредактировать большой видеофайл, разделив его на 11 частей: три короткие приветственные речи, одну 45-минутную ключевую речь, одно приглашенное выступление и шесть полуторачасовых сессий. Затем я опубликовал все 11 файлов на YouTube. Мне также пришлось создать обложки для них и описания.
Подарки
Мы упаковали наши Доклады в специально изготовленные коробки вместе с небольшими шоколадными плитками, наклейками и туристическим путеводителем о Москве. Мы отправили их каждому автору, каждому участнику программного комитета и каждому партнеру (около 60 коробок). Что осталось, будет использоваться в течение года в качестве рекламных материалов для рекламы наших будущих мероприятий и приглашения новых участников программного комитета и авторов.
Опубликовано
Мы получили электронное письмо от IEEE, уведомляющее нас о том, что все доклады были опубликованы в IEEE Xplore, здесь.
P.S. Если вы решите организовать свое собственное мероприятие, не стесняйтесь сообщить мне, возможно, я смогу как-то вам помочь.
Translated by ChatGPT gpt-3.5-turbo/42 on 2023-12-16 at 15:24
